Hay 4 acciones básicas a realizar en la fase de planificación de una campaña de crowdfunding. Analizaremos una a una para comprender a fondo en qué consiste esta fase.

Paso 1: Planteamiento de la estrategia de comunicación

Una acción importante a realizar en la fase de planificación de una campaña es la del planteamiento de la estrategia de comunicación. La pongo en primer lugar porque va muy ligada al objetivo de recaudación que se quiera o se necesite fijar en la campaña. Si se quiere recaudar una cierta cantidad es muy importante poder generar las suficientes visitas para lograrlo.

La campaña de los Zuadernos, tuvo 21.700 visitas y 662 mecenas, es decir una ratio de conversión de visitantes a mecenas (RCVM) del 3,05%. En total se consiguió un 396% del objetivo fijado de 2.500 euros con casi 10.000 euros recaudados.

Pero si no se prepara una estrategia de comunicación adecuada el conseguir estos resultados es imposible. ¿Qué hacer para lograrlo?

PRIMERO: Cálculo de la mínima audiencia viable

Calcular la aportación promedio esperada ¿son 40 euros, 20 euros u otra cantidad?

Dividir dicha la cantidad solicitada entre dicha aportación promedio.

Resultado: Número de mecenas necesario para el 100%.

Estimar una RCVM para el proyecto siempre entre el 1% y el 3%.

Dividir el número de mecenas necesario para el 100% entre la RCVM.

Resultado: Visitas necesarias para lograr el 100% de la recaudación.

SEGUNDO: Planteamiento de la estrategia de comunicación

Sabiendo la audiencia mínima viable para alcanzar el objetivo de la campaña tocará plantear qué comunicaciones se van a realizar para lograr ese número de visitas. A título enunciativo menciono las siguientes.

Recopilación de contactos cercanos al proyecto para comunicárselo.

Lista de medios digitales cuya temática cuadre con el proyecto financiado.

Lista de contactos de periodistas y medios masivos para enviar notas de prensa.

Planteamiento de acciones «en vivo» para presentar la campaña.

En esta fase también es importante preparar los materiales (flyers, presentaciones, enlaces de previsualización de la campaña, etcétera) que luego, en la fase de precampaña, se usará para comunicar la campaña antes de que ésta se estrene.

Paso 2: Planteamiento de la estrategia de recaudación

La estrategia de recaudación son todas aquellas acciones que pueden llevar a la campaña a los siguientes hitos. El cumplimiento de la regla 30-90-100 alcanzando el 30% del objetivo en 7 días o menos, el cumplimiento del poder del 100 alcanzando el 100% del objetivo lo antes posible y para acabar el posible efecto BIG-BANG logrado con la recaudación del 100% del objetivo de forma muy rápida.

Un buen ejemplo de una estrategia de recaudación bien planteada (y ejecutada) lo encontramos en la campaña de Bamboo Bikes Barcelona (BBB) que consiguió el 100% de su recaudación en 12 minutos, generándose un efecto BIG-BANG que hizo que la campaña alcanzase casi el 600% de su objetivo de recaudación.

Para plantear una buena estrategia de recaudación se deben articular las siguientes medidas. En primer lugar crear recompensas limitadas para primeros mecenas que, en suma, puedan llevar la recaudación a los hitos ya mencionados. En segundo lugar también hay que fomentar la recaudación mediante una correcta estrategia de comunicación como hemos visto en el sub-apartado anterior.

Paso 3: Realización del diseño de campaña

El diseño de la campaña incluye la realización de las siguientes acciones mediante el panel de control de la plataforma de crowdfunding seleccionada o bien mediante la creación de una página web propia para la campaña.

Creación de las recompensas de la campaña y fijación del valor de aportación.

Escritura de la descripción de la campaña.

Creación de material gráfico para ilustrar y explicar el proyecto.

Creación de un vídeo de campaña que la explique y motive a los mecenas.

Fijación del objetivo de recaudación.

Aquí podemos recurrir a muchos ejemplos de buen diseño de campaña, voy a seleccionar tres de tres plataformas distintas.

Pebble Time, el reloj inteligente, realizada en Kickstarter.

Jazzing, el Festival de Jazz de Sant Andreu, realizada en Verkami.

Musio, el robot amigo, realizada en Indiegogo.

PebbleTimeSteel Jazzing Robotfunding-1

Paso 4: Distribución de las tareas entre el equipo.

Para acabar una última acción imprescindible en esta fase de planificación es la de distribuir acciones entre el equipo que hay detrás de la campaña. Por la regla del equipo sabemos que los roles imprescindibles en toda campaña de crowdfunding son los de gestión, producción y comunicación.

Por gestión se entienden todas las acciones dirigidas a analizar las métricas de la campaña, visitas, mecenas, aportación promedio, etcétera, y a tomar decisiones en base a dichos datos. Usando herramientas como la ratio RCVM podemos tomar decisiones para aumentar la intensidad de la comunicación de una campaña o, por ejemplo, hacer cambios de diseño en la misma para mejorar la explicación del proyecto.

Por producción se entiende la generación de contenidos gráficos como infografías, imágenes, fotos de prototipos y otras. Todas ellas imágenes que ayudan a explicar el proyecto y también a comunicar en redes sociales la evolución de la campaña. Asimismo también se entiende por producción la de contenidos audiovisuales como el vídeo principal de la campaña y posibles vídeos accesorios explicativos.

Finalmente por comunicación entendemos las tareas de compartir la campaña por diversos medios de comunicación. Desde las redes sociales propias del proyecto hasta medios digitales como blogs o medios masivos. La tarea de comunicación es muy intensa y es la única que no debería nunca externalizarse el 100% en manos ajenas al equipo gestor del proyecto.

¿Un buen ejemplo de distribución de tareas entre el equipo gestor de la campaña? Sin duda la campaña de HappyWeek que tuvo una RCVM siempre superior al 2,6% y ningún día sin mecenas a lo largo de sus 40 jornadas de campaña.

En 4 pasos simples y sencillos podemos armar nuestra campaña de crownfunding, si seguimos los pasos al pie de la letra podremos observar la mejoría de tu campaña y podrás recaudar los fondos que necesitas en un mayor tiempo, solo tienes que tener paciencia y esperar los resultados.

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